Comment faire signer vos devis en ligne ? 

Introduction

La fonctionnalité de signature électronique des devis est disponible dans Accès SAP dès qu’un devis est enregistré, accessible en bas du formulaire d’envoi par e-mail. Cette fonctionnalité simplifie et sécurise la validation de vos devis par vos clients.

Comment fonctionne la signature électronique ?

  • Création et envoi du devis : vous rédigez le devis et l’envoyez directement à votre client.
  • Signature par le client : votre client reçoit un e-mail avec un lien vers notre plateforme sécurisée pour signer le devis électroniquement.
  • Suivi automatique : dès que le devis est signé, Accès SAP met automatiquement à jour son statut.

Toutes ces étapes sont entièrement dématérialisées : plus besoin d’imprimer, de copier-coller ou d’enregistrer des documents. Le processus est rapide, automatisé et sécurisé.

Mode d’emploi

Pour permettre à vos clients de signer vos devis en ligne, vous devez :

  1. Rédiger votre devis : inclure les éléments habituels (date, prestation, prix, coordonnées du client, etc.)
  2. Confirmer votre devis : Validez les informations.
  3. Envoyer par e-mail : Cliquez sur « Envoyer par e-mail ».

Ensuite, dans le formulaire d’envoi :

  • Vérifiez et ajustez les destinataires, le corps de mail et les pièces jointes si nécessaire.
  • Cochez la case « Faire signer mon devis en ligne ».
  • Cliquez sur « Envoyer » pour valider l’envoi et demander la signature électronique.

[IMP ECRAN à mettre]

Que se passe-t-il lorsque vous cochez la case « Faire signer mon devis en ligne » ?

Voici le processus :

  1. Lien de signature : un lien est ajouté à l’e-mail envoyé pour permettre à votre client de signer le devis.
  2. Accès à la signature électronique : le client accède à une page dédiée avec le devis et le formulaire de signature.
  3. Protocole de signature : le client suit un protocole simplifié et sécurisé, incluant l’insertion d’un code de confirmation reçu par e-mail.
  4. Confirmation de signature : dès que votre client signe le devis électroniquement, son statut est mis à jour automatiquement

Comment s’assurer que les devis ont été signés électroniquement ?

Voici l’astuce ! Pour se repérer dans votre listing de devis, une icône spécifique a été conçue pour suivre les signatures électroniques de devis.

Vous avez donc plusieurs possibilités de vérification :

  • Consulter le listing des devis
  • Accéder aux détails sur le listing des devis
  • Accéder au document signé et certifié dans votre éditeur

1.      Consulter le listing des devis

Pour cela, il faut :

  • Aller sur la page Devis
  • Regarder la ligne de votre devis

Option 1 : il n’y a pas l’icône du stylo plume sur la ligne

⚠️ Le devis n’a pas été envoyé en signature électronique. La case dans le formulaire n’a pas été cochée. Si ce n’était pas votre intention, il faut refaire le process d’envoi du devis pour demander la signature électronique.

Option 2 : l’icône du stylo plume sur la feuille est verte

✅ Le devis envoyé en signature électronique est signé

Option 3 : l’icône du stylo plume sur la feuille est grise

❌ Le devis a été envoyé en signature électronique mais n’est pas signé !

Remarque 💡 Vous pouvez obtenir l’historique (date et heure d’envoi, de lecture et de signature) en passant votre souris sur l’icône quelle que soit sa couleur. Ci-dessous le type d’information que vous pouvez récupérer :

2.      Accéder aux détails sur le listing des devis

En plus de l’icône du stylo verte, votre devis signé électroniquement a été généré automatiquement :

  • Le devis est passé en Bon pour accord
     
  • Le devis est à l’état A facturer

3.      Accéder au document signé et certifié dans votre éditeur

Pour cela :

  • Allez dans Devis
  • Cliquez sur la ligne du devis signé
  • Cliquez sur Tags, Notes & Fichiers
  • Allez sur Fichiers
  • Cliquez sur la pièce correspondant au devis signé
  • Consultez le document, vous y trouverez en bas au centre, une mention certifiée comme ci-dessous