Guide — Réception des factures électroniques
- Comment fonctionne la réception d’une facture d’achat ?
- La synchronisation entre Qonto et votre logiciel a lieu chaque jour, à 6h du matin.
- Votre logiciel récupère automatiquement les factures électroniques reçues et les affiche dans la boîte de réception du module « Achats« .
- Ces factures apparaissent au même endroit que les factures importées manuellement, en attente de paiement.
💡Reconnaître une facture électronique
Un picto dédié permet de distinguer une facture reçue via la PA d’une facture importée manuellement. Ce picto identifie systématiquement toute facture d’achat électronique.
⚠️ Exceptions — au 1er septembre 2026, ce picto n’apparaîtra pas pour :
- Les factures d’achat provenant d’une micro-entreprise, TPE ou PME (obligation d’émission au 1er septembre 2027) ;
- Les factures d’achat issues de fournisseurs étrangers.
⚠️ Important : une facture d’achat reçue via la PA ne peut pas être supprimée de la boîte de réception. L’utilisateur doit obligatoirement la valider ou la refuser.
2. Valider ou refuser une facture d’achat
Lorsque vous sélectionnez une facture électronique, vous pouvez consulter l’ensemble des informations transmises par la PA Qonto. Ces informations sont préremplies automatiquement et ne peuvent pas être modifiées.
✅ Valider une facture
- Renseigner le numéro de compte comptable à associer.
- Cliquer sur Valider.
➡️ La facture passe au statut À régler, jusqu’à son paiement.
❌ Refuser une facture
- Renseigner un motif de refus en texte libre (aucun libellé prérempli).
- Le refus et son motif sont automatiquement notifiés au fournisseur via la PA.
À noter : il n’est pas possible de refuser partiellement une facture — ce cas n’est pas géré par la PA Qonto.
Les factures refusées sont masquées de l’affichage par défaut, mais restent accessibles via le filtre État → Refusé. Depuis une facture refusée, vous pouvez :
- Accéder à la facture ;
- Consulter l’historique (motif du refus, e-mail de la personne ayant refusé) ;
- La télécharger.
3. Les statuts d’une facture reçue
| Statut | Où le trouver | Description |
| À valider | Boîte de réception, en haut du tableau | Facture nécessitant une action : valider ou refuser |
| À régler | Filtre État → À régler | Facture validée, paiement non encore renseigné |
| Réglé | Filtre État → Réglé | Facture validée et payée (information remontée à la PA) |
| Refusé | Filtre État → Refusé | Facture refusée, toujours consultable |
4. Cas non gérés par la PA Qonto :
- Acceptation partielle d’une facture : en cas de facture partiellement incorrecte, vous pouvez la refuser puis contacter directement votre fournisseur.
- Litige : en cas de désaccord sur tout ou partie de la facture, contactez votre fournisseur.
5. Ce qui change pour vous
Pour les utilisateurs connectés via la PA Qonto :
- Les factures d’achat n’ont plus besoin d’être importées manuellement.
- L’OCR reste actif uniquement pour les factures standards (non électroniques).
Pour les utilisateurs non connectés via la PA Qonto
Aucun changement — les fonctionnalités de réception via PA ne s’affichent pas.
6. Questions/réponses
- Mon fournisseur me demande mon adresse de facturation, que dois-je lui indiquer ?
Avec la facturation électronique, l’adresse de facturation correspond au numéro de SIREN (9 chiffres). C’est ce numéro qui permet à la PA du fournisseur d’envoyer la facture à la bonne PA destinataire. Il est disponible dans le profil de l’entreprise, champ « Adresse de facturation électronique ».
2. Puis-je continuer à importer des factures d’achat manuellement ?
Oui, dans deux cas uniquement :
- Factures issues de fournisseurs étrangers (non concernés par la réforme).
- Factures provenant d’une micro-entreprise, TPE ou PME (obligation d’émission au 1er septembre 2027).