Comment utiliser le rapprochement bancaire automatique ?
Définition du rapprochement bancaire automatique
Le rapprochement bancaire automatique est une fonctionnalité qui permet de justifier les opérations bancaires synchronisées sans aucune action de l’utilisateur.
Elle consiste à associer automatiquement les mouvements bancaires (débits et crédits) aux pièces comptables correspondantes, telles que les factures de vente et d’achat. Cette fonctionnalité est également étroitement liée à la validation automatique des achats pré-complétés grâce à l’OCR (reconnaissance optique de caractères).
Pourquoi utiliser le rapprochement bancaire automatique ?
Le rapprochement bancaire automatique est une fonctionnalité puissante qui permet de gagner un temps précieux en automatisant l’alignement des transactions bancaires avec les factures correspondantes.
En automatisant cette tâche, jusqu’à 90% des transactions sont rapprochées de manière autonome, réduisant ainsi les erreurs humaines et augmentant l’efficacité de la gestion comptable.
Le reste des transactions non rapprochées peut être traité par le rapprochement assisté, qui vous propose des rapprochements à valider.
Comment fonctionne le rapprochement bancaire automatique ?
Chaque mouvement bancaire, qu’il s’agisse d’un débit ou d’un crédit, est automatiquement associé au(x) document(s) comptable(s) correspondant(s).
Voici comment cela fonctionne en pratique :
- Importation des transactions bancaires : Lorsque vous importez/synchronisez vos transactions bancaires depuis l’interface hors SAP, le système vérifie automatiquement si des factures de ventes ou des factures d’achats correspondent aux montants, aux contacts et aux dates des transactions importées.
- Rapprochement automatique : Si une correspondance est trouvée, le rapprochement est effectué de manière automatique, sans intervention de l’utilisateur.
- Rapprochement assisté : Si des transactions ne peuvent pas être rapprochées automatiquement, vous pouvez effectuer le rapprochement manuellement via l’option de rapprochement assisté.
💡 Astuce
Vous pouvez annuler la proposition de rapprochement automatique faite à tout moment en cliquant sur le bouton « Annuler ». Cela vous permet de garder un contrôle total sur vos opérations comptables.
Comment activer le rapprochement bancaire automatique ?
Étape 1 : Accédez à la fonctionnalité de rapprochement bancaire
- Ouvrez la section Banque de votre interface hors SAP.
- Cliquez sur le bouton « Plus » pour accéder aux options supplémentaires.
- Sélectionnez « Rapprochement automatique ».
Étape 2 : Configurez le rapprochement automatique
Par défaut, le rapprochement automatique n’est pas activé, ce qui vous permet de choisir si vous souhaitez l’activer. Voici les options proposées :
- Option 1 : Rapprochement automatique lors de l’import des transactions
Chaque fois que vous importez une transaction bancaire, une recherche automatique est effectuée afin d’identifier les correspondances avec les factures de ventes ou les factures d’achats en fonction des montants, contacts et dates.
- Option 2 : Validation automatique des achats et rapprochement automatique
Lorsque vous ajoutez un achat depuis l’interface hors SAP, l’OCR (reconnaissance optique de caractères) valide automatiquement l’achat si tous les éléments sont trouvés, comme par exemple, un fournisseur déjà enregistré. Ensuite, le rapprochement bancaire est effectué automatiquement lors de l’importation du mouvement bancaire correspondant.
Les meilleures pratiques pour utiliser le rapprochement bancaire automatique :
- Choisir une fréquence de travail : sélectionnez une fréquence qui correspond à vos besoins (par exemple, une fois par semaine ou une fois par mois) en fonction du volume de vos transactions bancaires.
- Laisser Accès SAP automatiser le processus : une fois configuré, vous pouvez laisser Accès SAP effectuer automatiquement les rapprochements bancaires.
- Consulter l’historique des rapprochements : vérifiez l’historique des rapprochements automatiques depuis votre interface hors SAP, qui sert de preuve pour toutes les validations effectuées.
- Vérifier et annuler si nécessaire : si vous constatez des erreurs dans les rapprochements, vous pouvez facilement annuler les propositions incorrectes. Vous pouvez également vider l’historique une fois votre vérification terminée.