Comment créer une facture récurrente (facture automatique) ? 

Introduction

Dans votre espace de facturation hors SAP, vous pouvez bien sûr créer une facture mais aussi automatiser vos factures. c’est pratique et rapide !

Depuis la rubrique « Factures », créez une facture “type” qui se génèrera automatiquement selon la fréquence de votre choix : on parle alors de factures récurrentes.

La génération automatique est possible pour :

  1. Un montant et une échéance fixes
  2. Plusieurs montants et échéances

💡 Bon à savoir : vous pouvez créer votre facture récurrente ou votre plan de facturation dès le jour de la première facture à émettre automatiquement.

Exemple : nous sommes le 1er novembre 2025 et vous voulez automatiser la facturation de vos contrats à partir du 1er novembre 2025, c’est possible avec Accès SAP.

Dans quel(s) cas utiliser la facture récurrente ?

L’exemple « type » d’utilisation de la création de facture automatique est l’abonnement/contrat d’un montant unique à une échéance connue.

Exemple 1

« Je suis un professionnel du nettoyage, je vends une prestation de nettoyage de vitres tous les 1er du mois au prix de 100€ HT ».

Exemple 2

« Je suis un prestataire de service (jardinage) et je vends un contrat d’entretien/tonte des pelouses chaque trimestre au prix de 500€ HT »

▶️ La configuration de facture récurrente se présentera ainsi :

Les étapes pour créer une facture récurrente

  • Cliquez sur l’onglet Factures
  • Cliquez sur le bouton « Plus » en haut à droite de l’écran
  • Cliquez sur « Factures récurrentes »
  • La page dédiée à la création et à la gestion des factures récurrentes s’ouvre :
  • Cliquez sur “+ Facture récurrente” pour éditer votre nouvelle facture récurrente
  • L’éditeur s’ouvre tout comme l’en-tête de configuration :

Remarques 💡

Si le statut est en “brouillon” : la facture sera générée sous le statut brouillon, ce qui vous permettra d’y ajouter ou modifier des éléments une fois créée. Ce statut est donc particulièrement utile dans ce cas de figure.

Si le statut est en “finalisée” : la facture sera générée directement en mode définitif, avec un numéro attribué et un PDF non modifiable.

  • Configurer votre facture récurrente en utilisant plusieurs variables :

➡️ La fréquence de répétition : vous avez le choix sur la période et le nombre de répétition.

➡️ La date de prochaine facture : cette date sera également la date de début de facturation. Dans l’exemple, la 1ère facture (et donc la prochaine) sera émise le 28 août 2024.

➡️ La date de fin (facultative) : une fois cette date atteinte, la facturation automatique prendra fin. Si une dernière facture doit être générée le jour de cette date, elle le sera.

➡️ Une remise (facultative) : en cliquant sur « + Ajouter une remise », vous pouvez définir le montant, le type de remise (%, €, …) et la fréquence : soit une seule fois sur la première facture, soit plusieurs fois sur une durée (qui peut être différente de la période configurée pour la facturation).

➡️ La période de facturation (facultative)

Elle correspond à votre échéance : par exemple février 2023, de la semaine du X au X de l’année 2020, etc. Accès SAP vous propose plusieurs formats de période qui sont fonction de la fréquence de répétition configurée plus haut.

Exemple : pour une génération une fois par mois et une première génération en novembre 2025

Je choisis et j’ajoute dans les détails “Prestation” pour plus de clarté

Il s’affiche :

Je complète le contenu de la facture

  • Après avoir créer la facture récurrente, cliquez sur « Enregistrer la facture »

Remarque générales 💡

  • Il est normal que votre logo n’apparaisse pas en haut à gauche dans l’écran de configuration : cela permet d’alléger l’interface. Il sera bien affiché lors de la génération de la facture.
  • Il n’est pas possible d’appliquer une remise directement dans les totaux : ce champ est automatiquement calculé à partir de la remise définie dans la configuration (en haut de l’écran).
  • Si la date indiquée dans « Prochaine facture le » correspond à la date du jour, la 1ère facture sera générée dès l’enregistrement de cette facture récurrente.
  • Vous pouvez envoyer vos factures automatiquement par e-mail à vos clients en cochant la case prévue à cet effet.