Comment utiliser les différents états d’un devis ?
Il existe différents états de devis qui permettent de suivre facilement leur avancement, de savoir où en est chaque document et de gérer vos actions de manière efficace.
Brouillon
Un devis en « Brouillon » correspond à un document encore en cours d’édition. Il n’a pas encore été enregistré définitivement et ne possède donc pas de numéro de devis.
La mention « Brouillon » apparaît à la place du numéro de devis.
La couleur d’un devis à l’état « Brouillon » dans la liste de devis est le blanc :
- Remarque 💡 L’état « Brouillon » s’applique automatiquement dès la création du devis, et ce jusqu’à ce que vous cliquiez sur « Enregistrer en brouillon ». Aucune autre action n’est nécessaire.
- À quoi sert-il ? L’état « Brouillon » permet d’indiquer que le document est encore en cours de rédaction et n’a pas de valeur contractuelle pour le client.
En attente
Un devis « En attente » signifie que le document a été enregistré définitivement.
Il possède un numéro de devis, peut encore être modifié et est prêt à être envoyé au client.
La couleur d’un devis à l’état « En attente » dans la liste de devis est le bleu :
- Remarque 💡 L’état « En attente » est automatique dès lors que vous enregistrez définitivement votre devis. Aucune autre action n’est nécessaire.
- À quoi sert-il ? Un devis enregistré, donc « En attente », constitue un document officiel et engageant pour la société émettrice.
Bon pour accord – À facturer
Une fois que le client a retourné le devis signé, vous pouvez le passer en « Bon pour accord » en cliquant simplement sur le devis :
Cet état indique que vous avez commencé à réaliser la prestation. Le devis peut alors être facturé.
Dès que vous passez un devis en « Bon pour accord », son état change automatiquement en « À facturer ».
La couleur d’un devis à l’état « A facturer » dans la liste de devis est l’orange :
- Remarque 💡 Une fois la prestation réalisée, vous pourrez transformer ce devis directement en facture en cliquant dessus puis sur « Facturer » ou « Fact. d’acompte » selon le cas de figure :
- À quoi sert-il ? Un devis « À facturer » vous permet de visualiser toutes les factures que vous pourrez émettre ainsi que leurs échéances, et donc d’anticiper vos futurs encaissements.
Refusé
Lorsque votre client refuse votre devis, vous pouvez le matérialiser par l’état « Refusé » (après avoir cliqué sur le devis en question, utilisez le menu déroulant) :
La ligne d’un devis à l’état « Refusé » se grise :
- Remarque💡 En cas de changement de situation ou si le client modifie sa décision, vous pouvez toujours ajuster l’état du devis.
- À quoi sert-il ? Cet état indique que votre client a refusé le devis. Le montant du devis n’est pas repris dans les montants « À facturer« .
Facturé
En cliquant sur « Facturer », vous accédez à l’éditeur de facture pour vérifier le contenu (reprise intégrale du devis) avant de l’envoyer. Le devis concerné passe automatiquement à l’état « Facturé ».
La couleur d’un devis à l’état « Facturé » dans la liste de devis est le vert :
- À quoi sert-il ? Vous pouvez ainsi contrôler que vos devis ont bien été facturés et connaître le chiffre d’affaires généré, par rapport à celui encore à venir.
Modifier l’état d’un devis
Si besoin, vous pouvez modifier l’état d’un devis à tout moment, sans utiliser les boutons d’action.
Pour cela :
- Cliquez sur le devis
- Changez l’état de celui-ci grâce à la liste déroulante